Política de Tratamiento de Datos Personales
Esta política describe cómo E.G.A. Legal Services S.A.S. BIC recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de quienes nos contactan, contratan nuestros servicios o se suscriben a nuestras comunicaciones, en cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos.
Responsable del Tratamiento
1 Objeto y ámbito de aplicación
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la «Política») tiene por objeto informar a los titulares las condiciones bajo las cuales E.G.A. Legal Services S.A.S. BIC (en adelante, «EGA Legal Services», «la Firma» o «el Responsable») realiza el tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos, así como los derechos que les asisten y los mecanismos para ejercerlos.
Esta Política aplica a todos los datos personales recolectados por el Responsable a través de su sitio web, sus formularios de contacto y de suscripción, su boletín electrónico, los canales de atención y la prestación de sus servicios jurídicos, con independencia del medio por el cual se obtengan.
2 Marco legal aplicable
El tratamiento de datos personales por parte del Responsable se rige por el ordenamiento jurídico colombiano, en particular:
- Constitución Política de Colombia, artículos 15 (derecho a la intimidad y al habeas data) y 20 (libertad de información).
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales (declarada exequible por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011).
- Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
- Ley 2300 de 2023, que protege la intimidad de los consumidores frente a las comunicaciones comerciales y publicitarias, incluidas las enviadas por correo electrónico.
- Las circulares, conceptos y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales —, autoridad de vigilancia en la materia.
Las normas se aplican en su versión vigente; cuando corresponda, esta Política se actualizará para reflejar las modificaciones legales que se adopten.
3 Definiciones
Para los efectos de esta Política, se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, entre ellas:
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos
- Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible
- Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, salud, datos biométricos, convicciones, orientación, entre otros).
- Encargado
- Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable (por ejemplo, la plataforma de envío de correos).
- Responsable
- Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento: en este caso, EGA Legal Services S.A.S. BIC.
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Aviso de privacidad
- Comunicación breve que se pone a disposición del titular al momento de recolectar sus datos, con la información esencial de esta Política.
4 Principios rectores
El Responsable aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
- Finalidad: los datos se tratan para finalidades legítimas, determinadas e informadas al titular.
- Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos.
- Acceso y circulación restringida: los datos solo circulan con las personas autorizadas o en los términos de ley.
- Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
- Confidencialidad: se reserva la información, aún después de terminada la relación con el titular.
5 Datos personales que tratamos
Según el canal y la relación con el titular, el Responsable puede tratar las siguientes categorías de datos:
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico y, cuando el titular los suministra, número de teléfono y ciudad.
- Datos de la solicitud o del asunto: la información que el titular comparte voluntariamente sobre su consulta o su caso para que la Firma pueda atenderlo.
- Datos de interacción con nuestras comunicaciones: métricas de entrega, apertura y clics del boletín, con fines de analítica y mejora del contenido.
6 Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
- Atender las solicitudes de contacto, consultas y requerimientos de información.
- Prestar, gestionar y dar seguimiento a los servicios jurídicos contratados, y mantener la comunicación propia de cada caso.
- Entregar los recursos gratuitos solicitados por el titular (por ejemplo, la guía «Protege tu patrimonio y tus derechos»).
- Enviar, previa autorización, comunicaciones informativas y de mercadeo: boletín electrónico, contenido jurídico de utilidad, novedades normativas, invitaciones y lanzamientos de publicaciones, cursos o productos de la Firma.
- Segmentar y personalizar el contenido para enviar información pertinente a los intereses del titular.
- Realizar analítica interna, estadísticas y mejora de nuestros servicios y comunicaciones.
- Cumplir las obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables, y atender requerimientos de autoridades competentes.
7 Autorización del titular
El tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Esta autorización se obtiene:
- Mediante una casilla de aceptación en los formularios de contacto y de suscripción del sitio web, en la que el titular manifiesta de forma inequívoca su consentimiento y declara conocer esta Política.
- Para la suscripción al boletín, mediante un mecanismo de doble confirmación (doble opt-in): tras registrarse, el titular recibe un correo para confirmar su suscripción, lo que constituye prueba verificable de su consentimiento.
El Responsable conserva evidencia de la autorización obtenida (fecha, canal y origen), de modo que pueda acreditarse en cualquier momento. La entrega de datos para finalidades de mercadeo es facultativa; el titular no está obligado a autorizarla y puede revocarla en cualquier momento.
8 Derechos del titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
9 Cómo ejercer sus derechos
El titular, sus causahabientes o representantes pueden ejercer sus derechos escribiendo a contacto@egalegalservices.com, indicando su nombre, un medio de contacto y la solicitud concreta. El Responsable atenderá las solicitudes conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:
Para conocer o acceder a sus datos
Si no es posible atenderla en ese término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Para corregir, actualizar, suprimir o revocar
Contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible resolverlo en ese término, se informarán los motivos y la fecha, que no superará los 8 días hábiles siguientes.
10 Comunicaciones comerciales y de mercadeo
Las comunicaciones de mercadeo que envía EGA Legal Services se ajustan a la Ley 2300 de 2023, que protege la intimidad de los consumidores frente a los mensajes comerciales y publicitarios. En consecuencia:
- Solo se contacta al titular por los canales que haya autorizado y para las finalidades informadas.
- Todo correo de mercadeo incluye un mecanismo de baja ágil, sencillo y gratuito («darse de baja» / unsubscribe) que permite cancelar la recepción en cualquier momento.
- El Responsable lleva un registro de las personas que han solicitado no ser contactadas y respeta dicha solicitud.
- No se condiciona la prestación de ningún servicio a la aceptación de comunicaciones comerciales.
La baja de las comunicaciones de mercadeo no afecta los mensajes necesarios para la prestación de un servicio contratado ni los que el propio titular solicite.
11 Seguridad, encargados y transferencias
El Responsable adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido.
Para la gestión del boletín y las comunicaciones electrónicas, el Responsable se apoya en proveedores tecnológicos (plataformas de envío de correo) que actúan como Encargados del tratamiento y que pueden alojar la información en servidores ubicados fuera de Colombia. Dichas transmisiones y transferencias se realizan bajo las garantías previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, mediante los acuerdos que correspondan con el Encargado. Al autorizar el tratamiento, el titular autoriza esta transmisión o transferencia para las finalidades aquí descritas.
12 Conservación de los datos
Los datos personales se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección, mientras se mantenga la relación con el titular, o mientras una obligación legal o contractual exija su conservación. Cuando desaparezca la finalidad o el titular solicite válidamente la supresión, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo deber legal de conservación.
13 Datos de menores de edad
El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes solo procede cuando responda e interprete su interés superior y se cuente con la autorización de sus representantes legales. Los servicios y comunicaciones de la Firma están dirigidos a personas mayores de edad; EGA Legal Services no recolecta deliberadamente datos de menores a través de sus formularios de suscripción.
14 Vigencia y actualizaciones
Esta Política entra en vigencia el 18 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras el Responsable desarrolle su objeto social. Las bases de datos administradas se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas.
El Responsable podrá actualizar esta Política. Cuando se realicen cambios sustanciales relacionados con la identidad del Responsable o con la finalidad del tratamiento, se comunicarán al titular por un medio idóneo antes de implementarlos o a más tardar al momento de su implementación. La versión vigente estará siempre disponible en egalegalservices.com/politica-de-datos.html.